Datenaustausch und Datenaustauschformate

Allgemein zur Problematik

Immer dann, wenn man eine Datei an einen Dritten weitergeben möchte, stellt sich die Frage, in welchem Format man dies tun sollte. Während dies bei Bilddateien noch relativ unproblematisch erscheint, stellt sich das Problem bei Texten, Tabellen oder sonstigen Ausarbeitungen um so deutlicher. Da insbesondere im Bereich der Office Anwendungen häufig jedes Programm ein eigenes Dateiformat erzeugt und sich bei der Verarbeitung fremder Dateiformate störrisch zeigt, erscheint es häufig schwierig und problematisch, ein geeignetes Datenaustauschformat zu finden.

Die Probleme der alten MS-Office Dateiformate bei der Verwendung als Datenaustauschformat

In weiten Teilen der Bevölkerung gelten die MS-Office Formate als ideale Datenaustauschformate. Begründet wird dies damit, dass MS-Office schließlich der Weltmarktführer sei und MS-Office auf den meisten PCs (Windows/MAC OS) laufe. Häufig handeln diejenigen, welche die MS-Office Formate als Datenaustauschformate einsetzen, aber auch aus bloßer Unwissenheit heraus.

Gründe, warum die alten MS-Office Formate (z.B.: .doc) keine geeigneten Datenaustauschformate sind

• Verwender von MS-Office zwingen die Empfänger ihrer Dateien dazu, sich das sehr teure MS-Office Paket zu kaufen, wenn diese die Datei lesen wollen.
• Häufig sind MS-Office Dateien nicht einmal kompatibel zu Dateien, welche mit älteren oder neueren Versionen der gleiche Software erzeugt wurden. Ein mit einem aktuellen MS-Office erzeugtes Dokument kann somit häufig nicht einmal auf älteren MS-Office Systemen geöffnet werden. Die Nutzung von MS-Office Dateien zum Datenaustausch zwingt also wieder die Verwender älterer MS-Office Pakete dazu, ihre Software für viel Geld zu erneuern, wenn sie die erhaltenen Dateien öffnen und lesen wollen.
• Da MS-Office nicht auf Linux läuft, können die versendeten Dateien nicht 100%ig auf Linux gelesen werden. OpenOffice.org bietet zwar Importfunktionen für MS-Office Dateien an, diese funktionieren jedoch nicht 100%ig, da es sich bei den Dateiformaten von MS-Office um proprietäre Formate handelt, welche nicht offen dokumentiert sind.
• MS-Office speichert in den Dokumenten sogenannte Metainformationen. Hierbei handelt es sich um Daten über den Autor oder ältere Versionen des Dokuments. Diese Informationen sind aber in aller Regel nicht für den Empfänger der Datei bestimmt. Eine entsprechende Zugriffs- und Lesemöglichkeit des Dritten auf diese Informationen kann sogar ausgesprochen unerwünscht sein.
• Häufig sind in MS-Office Dokumenten Makros anzutreffen. Dies ist ein Einfalltor für Makro-Viren. Außerdem laufen Makros in der Regel nicht mit anderen Programmen.

Die neue Interoperabilität?

Ab MS-Office 2007 liefert Microsoft ein neues Standarddateiformat, das Office Open XML Format. Bei diesem Format handelt es sich um ein von Microsoft entwickeltes offenes Dateiformat, welches aufgrund seiner Offenheit eine bessere Kompatibilität mit anderen Programmen erreichen soll und letztlich einen problemlosen Datenaustausch ermöglichen soll. Bei älteren Office Versionen (Office 2000 bis 2003) kann das Dateiformat mittels eines Konverters ("Compatibility Pack"), welcher kostenlos erhältlich sein soll, verfügbar gemacht werden. Diese älteren Versionen sollen durch den Konverter das neue Format lesen und schreiben können.

Weiterhin kann MS-Office mittlerweile mittels eines Plug-Ins mit dem ODF-Format umgehen.

Wie sich der Datenaustausch zukünftig gestalten wird und welche Probleme zukünftig entstehen, bleibt dennoch vorerst abzuwarten. Zwar ist eine positive Entwicklung hin zu mehr Kompatibilität erkennbar und zu begrüßen, wie man an der derzeit geäußerten Kritik aber sehen kann, sollte man auch zukünftig das zum Datenaustausch gewählte Dateiformat mit Bedacht wählen.

Außerdem sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass außer MS-Office derzeit kaum ein Office Paket mit dem Office Open XML Format umgehen kann. Zwar arbeiten u.a. Novell und Microsoft derzeit an einer Open Source-Implementierung für OpenOffice.org (siehe Pressemeldung von Novell oder Artikel bei Wikipedia), bevor aus dem neuen Dateiformat aber tatsächlich ein geeignetes Datenaustauschformat werden kann, muss ein problemloser Umgang der gängigsten Office-Programme mit dem Office Open XML Format sichergestellt sein. Da dies aber derzeit nicht gegeben ist, sollte zumindest vorläufig auf eine Verwendung der Office Open XML Formate als Datenaustauschformate verzichtet werden.

Geeignete Datenaustauschformate

PDF

Das am weitesten verbreitete und gängigste Datenaustauschformat ist das PDF Format. PDF Dateien können unter jedem Betriebssystem problemlos mit kostenloser Software geöffnet und gelesen werden. Problematisch sind PDF Dateien nur dann, wenn der Empfänger diese weiterbearbeiten soll oder möchte. Wenn es nur darum geht, dem Empfänger ein fertiges Dokument zu übersenden, ist das PDF Format die erste Wahl. Unter Linux können viele Programme zur Erzeugung von PDF Dateien verwendet werden. z.B.:

• OpenOffice.org
• LaTeX / PDFLaTeX

Auch zum Betrachten von PDF Dateien gibt es unter Linux viele Möglichkeiten. Exemplarisch seien hier genannt:

• KPDF
• Acrobat Reader

Das OpenDocument Format

Beim OpenDocument Format handelt es sich um ein offenes Austauschformat für Dateien von Office Programmen. Im Mai 2006 wurde das „OASIS-OpenDocument 1.0“ schließlich zum ISO-Standard (ISO 26300) . Dank dieser Standardisierung und dank des offenen Dateiformats ist es nun endlich möglich, dieses Dateiformat auch in anderen Office Paketen zu verwenden. Bereits jetzt gibt es eine Vielzahl von Office Programmen, die das OpenDocument Format verwenden und beherrschen.

Liste von Programmen, die OpenDocument beherrschen

• OpenOffice.org (ab Version 2.0)
• KOffice (seit Version 1.4 kann es gelesen werden, seit Version 1.5 ist es als Standard integriert.)
• AbiWord
• Scribus
• Textmaker

Da immer mehr Office Anwendungen das OpenDocument Format unterstützen, kann diese Liste natürlich nur als Beispiel dienen. Bei der Wahl einer Office Anwendung sollte man sich daher informieren, ob diese auch das OpenDocument Format beherrscht.

Einer der größten Vorteile des OpenDocument Formats ist es, dass jeder Empfänger der Datei auf diese mit dem kostenlosen Office Programm OpenOffice.org zugreifen kann. Entsprechend dem beliebten Acrobat Reader, der kostenlos im Internet erhältlich ist und es so jedem Anwender ermöglicht, problemlos und kostenlos auf PDF Dateien zuzugreifen, ist es dem Empfängern einer im OpenDocument Format gespeicherten Datei problemlos möglich, auf diese mit dem kostenlosen und von der Leistungsfähigkeit her MS-Office in nichts nachstehenden Office Paket OpenOffice.org zuzugreifen und das Dokument weiter zu bearbeiten.

Lediglich Microsoft verschließt sich derzeit noch dem OpenDocument Format und bietet standardmäßig keine Unterstützung des Formats für sein MS-Office Paket an (zur Möglichkeit der Nutzung des OpenDocument Formats mit MS-Office mittels eines Plug-Ins siehe oben). Microsoft zog es leider vor, trotz des bereits als ISO Standard (ISO 26300) existierenden und von vielen anderen Office Programmen bereits standardmäßig verwendeten freien Dokumentformats "OpenDocument", ein eigenes offenes Dateiformat namens "Office Open XML" zu entwickeln. Inwiefern hierdurch Probleme beim Datenaustausch wirklich beseitigt werden können, bleibt in Anbetracht der schon jetzt am offenen Dateiformat von Microsoft geäußerten Kritik leider abzuwarten. Die Verwendung eines offenen Dateiformats ist, was einen problemlosen Datenaustausch betrifft, sicherlich ein Schritt in die richtige Richtung. Mehr Sicherheit für den Endanwender hätte aber an dieser Stelle die Verwendung des bereits als ISO Standard existierenden und bei anderen Office Programmen weit verbreiteten OpenDocument Formats gebracht. Auch zukünftig sollten daher zum Datenaustausch verwendete Dateiformate mit Bedacht gewählt werden. Bis ein völlig problemloser Transfer von Daten zwischen den verschiedenen Office Programmen mit Sicherheit gewährleistet werden kann, wird sicherlich noch einige Zeit vergehen. Die Basis für diesen problemloseren Datenaustausch scheint aber Dank der Einführung der offenen Dateiformate zum Glück endlich in greifbarer Nähe zu sein.

html

Wenn ein Dokument mit OpenOffice als .html Dokument auf einem Webserver gespeichert wird, kann MS-Word dieses abrufen und weiterbearbeiten. Word kann aber keine html-Datei direkt öffnen.

Quellenangaben und weiterführende Links

• Wikipedia Artikel: „Datenaustausch“
• Wikipedia Artikel: „Austauschformat“
• Wikipedia Artikel: „Textverarbeitung - Dateiformate“
• Wikipedia Artikel: „Dateiformat“
• Dr. Joachim Schlosser: "Word ist kein Datenaustauschformat"
• ProLinux, Artikel "Warum man keine Microsoft Office-Software verwenden sollte"
• Warum ist das Dateiformat von 'Word' (Endung .DOC) kein Austauschformat?
• Wikipedia Artikel: "OpenOffice.org"
• Wikipedia Artikel: "OpenDocument"
• Wikipedia Artikel: "Office Open XML"
• Heise Open, Meldung: "OpenDocument für Microsoft Word"
• OpenXML Translator (ODF Add-in für Microsoft Word)

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